1 Préambule

L’entreprise Les Solutions de Repérage Emili Inc. (Emili) est particulièrement soucieuse de la protection de la confidentialité des données des usagers qui utilisent le site Internet de l’organisation. C'est pourquoi, bien que les serveurs qui hébergent le site identifient l'adresse Internet (IP) de votre connexion, les renseignements transmis entre ordinateurs pour la conduite des opérations du site ne permettent pas de connaître votre identité. Par ailleurs, dans la conduite des opérations du site, des mesures de sécurité sont prises pour assurer, en tout temps, la confidentialité des données personnelles recueillies par l'intermédiaire des différentes fonctionnalités offertes, le cas échéant.

La présente politique de confidentialité vise à fournir de l'information sur les pratiques adoptées à l'égard des renseignements personnels transmis au moyen de ce site.

2 Portée de la politique

Cette politique ne s'applique qu'au présent site et elle tient compte des exigences de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), ci-après « Loi sur l'accès », et de celles de toute autre loi applicable. Emili, s’engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables.

Emili s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qu’on lui communique pour obtenir les services souhaités.

3 Objectifs

Le présent document constitue la Politique d’effacement des données d’Emili (ci-après la « Politique ») Portée et champ d’application.

La présente Politique doit être consultée parallèlement aux politiques, normes et procédures suivantes :

Politique d’effacement des données
Politique de sécurité des données
Politique des renseignements personnels et sécurité Emili – Politique de confidentialité des données

4 Les rôles et les responsabilités

Le PDG d’Emili approuve la présente Politique d’effacement des données et soutient la mise en œuvre de mesures de protection pour prévenir tout effacement de données non autorisé et assurer l’intégrité et la disponibilité de l’information des actifs informationnels d’Emili.

Le responsable de la sécurité de l’information (RSI) a pour fonction et responsabilité de superviser la présente politique et de fournir des conseils et des orientations sur sa mise en œuvre.

5 Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)

Emili ne place aucun fichier témoin ou « cookie » permanent dans les disques durs des ordinateurs de nos visiteurs. Cependant, lorsqu'un témoin temporaire est requis pour la navigation, ce fichier est inscrit dans la mémoire vive et est automatiquement supprimé lorsque le visiteur quitte le site. De plus, nous ne recueillons, de manière automatique, aucun renseignement personnel tel que votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse.

En tout temps, vous pouvez paramétrer votre navigateur pour qu’il vous informe de l’enregistrement de cookies et que vous ne les autorisez qu’au cas par cas. Si vous désactivez les cookies, il est possible que les fonctions de notre site Web à votre disposition soient limitées.

Les données transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de vous identifier personnellement. Elles sont recueillies en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet. Certaines données, tel le sujet de votre demande, sont également utilisées à des fins statistiques.

Le présent site ne place aucun fichier témoin (« cookie ») permanent dans les disques durs des ordinateurs des visiteurs, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.

6 Informations transmises automatiquement

Lorsque vous accédez au site d’Emili, votre ordinateur et le serveur du site échangent automatiquement des informations. Cette communication est nécessaire pour que le serveur transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Ces informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de vous identifier. Elles sont recueillies en raison des exigences technologiques du Web. Certaines données, telle la liste des pages visitées sur notre site Web, sont également utilisées à des fins statistiques.

Votre identité personnelle n'est pas révélée dans cet échange d'information. Par ailleurs, Emili conserve les données requises pour comptabiliser notamment le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées et les heures de fréquentation, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites de référencement et le pays d'origine des visiteurs.

Cette information n'est pas utilisée pour colliger, communiquer ou échanger des listes d'utilisateurs et elle ne peut être communiquée à quiconque sans le consentement de la personne concernée.

7 Consentement

Emili a mis en œuvre un processus qui assure que la collecte des renseignements s’effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré.

Afin d’assurer le respect des lois applicables, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, Emili indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l’utilisateur pour en faire usage. Emili va requérir un nouveau consentement pour l’utilisation à d’autres fins des renseignements déjà recueillis.

8 Renseignements transmis par courriel ou par formulaire

Emili s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentielle, par courriel ou par formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre au personnel d’Emili de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.

L'information personnelle transmise n'est communiquée à un autre organisme que dans les cas où votre requête s'adresse à cet organisme ou si cette communication est exigée par une loi.

Cette information n'est appelée, en aucun cas, à servir pour dresser des profils d'utilisateurs ou pour être transmise à quelque organisme privé que ce soit.

Si vous choisissez de transmettre volontairement de l'information personnelle ou confidentielle par courriel ou au moyen d'un formulaire numérique non sécurisé, Emili ne peut garantir la protection, l'intégrité ou la confidentialité de l'information transmise.

9 Finalité de la collecte de renseignements

Lorsque Emili collecte et conserve des renseignements personnels et confidentiels, son objectif est d’offrir un service personnalisé et sécuritaire aux usagers dans le respect des lois applicables et de ses règles de sécurité. Ainsi, Emili utilisera les renseignements personnels, confidentiels ou techniques recueillis aux fins suivantes :

vérifier l’identité de l’usager;
assurer la protection de l’usager et celle d’Emili contre la fraude et les fausses déclarations;
offrir une prestation de service personnalisée;
élaborer des statistiques;
améliorer les services offerts.

10 Liens vers d’autres sites

Emili s'assure de mettre en place un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques permettant de protéger adéquatement les renseignements confidentiels. Ces mesures garantissent la protection des renseignements au moment de leur collecte, de leur utilisation, de leur communication, de leur conservation et de leur destruction.

Tous les renseignements personnels et confidentiels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. Emili a mis en œuvre des mesures de sécurité et de gestion des accès adéquates, utiles et nécessaires selon le niveau de sensibilité des renseignements traités. Seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction peuvent le faire.

Emili fait emploi de technologiques innovantes afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des transactions et des renseignements dans ses différents modes de prestation de services.

Par ailleurs, vous êtes responsable des données que vous transmettez a Emili ainsi que du maintien de la confidentialité de vos données d'identification, de votre code d'accès et de votre mot de passe, le cas échéant. Emili ne peut être tenu responsable d'un usage non autorisé de ces données.

12 Règles de sécurité

Pour notre site web, Emili a mis en place différents mécanismes de sécurité qui sont efficaces, à condition que vous respectiez certaines règles tels que proposés:

Méfiez-vous des faux courriels
Assurez-vous de naviguer dans le site officiel
Utilisez un coupe-feu
Utilisez un logiciel antivirus
Fermez correctement votre session
Utilisez le mode de navigation privé de votre navigateur

15 Révision

La Politique doit être révisée au minimum tous les ans afin d’assurer sa pertinence en fonction de l’évolution des textes législatifs, des obligations contractuelles et de l’évolution des nouvelles technologies.

Annexe – Principales définitions en gestion de la sécurité de l’information

Renseignements de l’entreprise désigne les courriels, messages, documents, informations et autres renseignements, y compris les renseignements personnels concernant la santé, les informations sur les clients et les dossiers des collègues, sans égard à leur forme physique ou à leurs caractéristiques (les versions imprimées, électroniques et audiovisuelles, etc.), qui sont créés, envoyés, reçus, reproduits, traités, stockés, transmis ou tenus à jour par les membres du personnel dans l’exercice de leurs fonctions pour l’entreprise.
Sous-traitants désigne les personnes sous contrat avec l’entreprise pour l’approvisionnement de biens ou de services. Il peut s’agir d’une entreprise.
Fournisseur de services externe désigne les fournisseurs ou entreprises externes qui apportent leur concours aux processus d’affaires.
Renseignements désigne les renseignements de l’entreprise et les renseignements n’appartenant pas à l’entreprise.
Sécurité de l’information désigne les mesures et les normes pour protéger les ressources et les renseignements de l’entreprise.
Renseignements n’appartenant pas à l’entreprise désigne les courriels, les messages, les documents, les informations et d’autres renseignements, sans égard à leur forme physique ou à leurs caractéristiques (y compris les versions imprimées, électroniques et audiovisuelles), qui sont créés, envoyés, reçus, reproduits, traités, entreposés, transmis ou conservés par les membres du personnel pour leur usage personnel.
Contrôles de sécurité désigne les mesures au sein des normes de cybersécurité nécessaires pour protéger les renseignements de l’entreprise, comme les mots de passe, les restrictions d’accès et le chiffrement.
Systèmes d’information désigne les systèmes organisationnels officiels conçus pour recueillir, traiter, stocker ou distribuer de l’information.